Texte schreiben mit KI – das klingt nach Zeitersparnis. Aber mal ehrlich: Wie oft haben Sie schon ewig nach dem richtigen Prompt gesucht? Wie oft haben Sie sich gedacht: „Ich hatte doch schon mal eine gute Formulierung für sowas – wo war die noch mal?“ Und dann beginnt das Scrollen, das Copy-Pasten aus alten Chats, das Durchsuchen von Notizen und Dokumenten. Ging mit genauso. Und irgendwann war ich es leid …
Bei immer mehr guten Prompts brauchte ich eine simple Lösung!
Viele empfehlen Excel-Tabellen. Aber die waren mir zu sperrig und unkreativ.
Video-Tutorials? Habe ich mir natürlich auch angeschaut. Die haben mir geholfen, das Grundprinzip zu verstehen. Aber sobald ich damit meine eigene Prompt-Datenbank nachbauen wollte, wurde es umständlich …
Ständig musste ich zwischen Video und meiner Datenbank-Bastelei hin- und herspringen, die richtige Stelle suchen, zurückspulen – genau dann, wenn es gerade hakte.
Nervig.
Nein, ich brauchte eine Lösung, die ich in meinem eigenen Tempo umsetzen konnte. Ohne ständig pausieren, vor- und zurückspulen zu müssen. Eine klare, schriftliche Anleitung wäre perfekt. Am besten mit detaillierten Schritt für Schritt Screenshots.
Nach ersten Recherchen war klar: Notion ist das Tool der Stunde
Notion ist eine Art Schweizer Taschenmesser, um Notizen zu sammeln, Daten zu strukturieren und Workflows zu steuern. Und dazu noch kostenlos. Perfekt, um eine strukturierte, schnell durchsuchbare Prompt-Datenbank anzulegen. Eine, die genau so funktioniert, wie ich’s brauche:
- Meine besten Prompts immer griffbereit – ohne endloses Suchen.
- Strukturiert nach Stichworten und KI-Tools, damit ich schnell die passende Vorlage finde, und
- Leicht erweiterbar, wann immer mir ein neuer Prompt in die Hände fällt.
Vielleicht stehen Sie ja auch vor dem gleichen Problem?
Und vertrödeln täglich wertvolle Zeit, um den perfekten Prompt zu suchen. Statt gleich damit loszulegen. Also dachte ich mir:
Warum meinen Workflow nicht mit Ihnen teilen? Schließlich wissen wir alle: Gutes Texten hat viel mit der richtigen Technik zu tun.
In der folgenden Anleitung zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Notion Ihre eigene KI-Prompt-Datenbank aufbauen. Inklusive Screenshots und klaren Anweisungen.
Legen wir los!
Zunächst brauchen Sie natürlich ein kostenloses Notion-Konto. Das bekommen Sie hier (übrigens KEIN Affiliate-Link). Dann geht’s folgendermaßen weiter:
1. Neue Seite anlegen
Erstellen Sie eine neue Seite in Notion.
Vergeben Sie einen passenden Namen.
2. Datenbank als Unterseite hinzufügen
Klicken Sie in die Zeile unter dem gerade vergebenen Namen und drücken Sie „/“ für das Befehlsmenü.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Datenbank – Ganze Seite“
Im nächsten Fenster: „Tabelle erstellen“.
Geben Sie Ihrer neuen Datenbank einen Namen.
3. Spalten für relevante Informationen anlegen
Überlegen Sie, welche Informationen Sie zu jedem Prompt speichern möchten. Eine sinnvolle Struktur wäre:
- Name des Prompts
- Einsatzbereich (SEO, Texten, Bilder etc.)
- KI-Tool (ChatGPT, Claude, Deepseek, Midjourney etc.)
- Prompt (der eigentliche Prompt-Befehl)
- Notizen (z. B. Quellen, Links oder Anmerkungen)
3.1. Spalte „Einsatzbereich“ erstellen
Die Spalte „Name“ ist bereits vorhanden. Klicken Sie auf das „+“ rechts daneben, um eine neue Spalte anzulegen.
Nennen Sie die erstellte Spalte zum Beispiel „Einsatzbereich“ und klicken Sie auf Ihrem Computer die Return/neue Zeile-Taste. Unter dem gerade gegebenen Namen erscheinen weitere Einstellmöglichkeiten:
Wichtig ist hier „Typ“. Da der Prompt ja mehrere Einsatzmöglichkeiten (Für Blogs, SEO, Landingpages etc.) haben kann, klicken Sie rechts auf „Text >“ und es erscheint ein Auswahlmenü.
Wählen Sie „Mehrfachauswahl“, damit Sie später mehrere Kategorien pro Prompt speichern können. Schließen Sie die Spalte mit „X“ oben rechts:
Jetzt können Sie daneben eine weitere Spalte anlegen, in die Sie später den jeweiligen Prompt eingeben werden.
3.2. Spalte „Prompt“ erstellen
Also wieder auf das „+“ für die neue Spalte klicken. Nennen Sie die Spalte „Prompt“ und drücken Sie Return. Schließen Sie die Spalte mit „X“.
3.3. Spalte „KI-Tool“ erstellen
Jetzt die Spalte für die KI-Tools anlegen, für die der Prompt gelten soll. Gleiches Prozedere wie bei der „Prompt-Spalte“. Mit einem großen Unterschied: Der Feldtyp soll nicht „Text“ sein, sondern die „Mehrfachauswahl“ ermöglichen, da ein Prompt für mehrere Tools geeignet sein kann.
3.4. Spalte „Notizen“ erstellen
Erstellen Sie eine weitere Spalte mit „+“. Nennen Sie sie „Notizen“, Typ > Text. Hier können Sie persönliche Anmerkungen oder Prompt-Quellen speichern.
Fertig! Ihre Prompt-Datenbank ist nun bereit für Einträge:
4. Einen neuen Prompt speichern
Immer wenn Sie einen neuen Prompt archivieren wollen: Klicken Sie auf „Neue Seite“
Geben Sie Ihrem Prompt einen aussagekräftigen Name z. B. „Überschriften-Generator“.
Klicken Sie daneben in die Spalte „Einsatzbereiche“ und sagen sie, für welchen Einsatz der Prompt geeignet ist. Hier z.B. für Blogs:
Falls der Prompt für mehrere Zwecke geeignet ist (z. B. auch „Landingpages“), fügen Sie dies ebenfalls hinzu. Klicken Sie anschließend in die Prompt-Spalte.
Kopieren Sie dort Ihren ausführlichen Prompt für den „Überschriften-Generator“ hinein. Weiter geht’s mit der KI-Tools-Spalte.
Hier machen Sie’s wie bei den „Einsatzbereichen“: Sie können mehrere Tools eintragen:
Eventuelle Anmerkungen tragen Sie jetzt noch in die Spalte „Notizen“ ein.
Und Ihr erster Prompt ist in der Datenbank.
Jetzt können Sie nach der gleichen Methode weitere Prompts festhalten: Auf „+ neue Seite“ klicken und wie oben beschrieben vorgehen.
Praktisch: Beim Eintragen von Einsatzbereichen schlägt Notion automatisch bereits verwendete Begriffe vor.
Sie können aber auch noch weitere Einsatzbereiche (hier „Texte“) hinzuschreiben:
Hier die komplette Übersicht mit mehreren Prompt-Einträgen:
Um es noch übersichtlicher zu machen, können Sie auch einzelne Spalten „ausblenden“. Zum Beispiel die Prompt-Spalte, da hier wahrscheinlich viel Text stehen wird, der die Zeilenhöhe aufbläht. So geht’s:
Klicken Sie (1) auf die Prompt-Spalte und wählen Sie (2) „In Ansicht ausblenden“. Wiederholen Sie dies gegebenenfalls für andere Spalten. Schon wird’s richtig übersichtlich:
Aber wie sehen Sie jetzt die ausgeblendeten Prompts und die Notizen?
Gehen Sie mit der Maus auf den Namen des Prompts und es erscheint der Button „Öffnen“. Darauf klicken und Sie sehen rechts alle Eintragungen dazu:
Jetzt kommen wir zu dem spannenden Teil, weswegen wir die ganze Veranstaltung hier ja machen:
Wie finden Sie geeignete Prompts wieder?
Zum Beispiel wenn Sie Prompts speziell für Blogs suchen?
6. Prompts filtern und schnell wiederfinden
Klicken Sie auf „+ Filter hinzufügen“.
Wählen Sie z. B. „Einsatzbereich: Blogs“, um alle passenden Prompts anzuzeigen.
Zum Beispiel „Blogs“ anklicken und in der Tabelle werden nur die Prompts gezeigt, die für Blogs geeignet sind:
Sie wollen die Suche weiter ausbauen und nur die Prompts sehen, die für „Blogs“ UND „Claude“ geeignet sind?
Easy peasy: Setzen für beide Spalten einen Filter. Klicken Sie dazu oben neben dem ersten Filter „Einsatzbereich“ auf „+ Filter hinzufügen“.
Und treffen Sie Ihre Auswahl, hier die Blog-Prompts für Claude. Aktive Filter sind blau hinterlegt.
Soll wieder alles gezeigt werden, nehmen Sie einfach die Häkchen aus den Filtern weg. Und Sie haben wieder Ihre Basis-Übersicht:
Und wie tragen Sie neue Prompts ein, wenn die Prompt-Spalte ausgeblendet ist?
Ich merke schon, Sie denken mit. Klicken Sie auf „+ Neue Seite“, tragen Sie einen aussagekräftigen Prompt-Namen ein, „Return“. Anschließend mit dem Mauszeiger über den neuen Prompt-Namen fahren. Es erscheint ein „Öffnen“-Button. Darauf klicken!
Rechts taucht dann die Detail-Übersicht auf, in der Sie alle Felder mit Inhalten bestücken können:
Auf den ersten Blick sieht das nach viel Arbeit aus
Und ja – ein bisschen Setup steckt schon drin. Aber mal ehrlich: Wie oft haben Sie schon wertvolle Minuten (oder Stunden) damit verbracht, Prompts aus alten Chats zu fischen oder wieder von vorne anzufangen?
Je systematischer Sie hier vorgehen, desto schneller und effizienter schreiben Sie in Zukunft. Und das Beste? Sie müssen sich nie wieder ärgern, dass Sie den perfekten Prompt nicht mehr finden.
Also, einmal ordentlich anlegen – und dann nie wieder suchen. Klingt nach einem Deal, oder?