Sie dachten, mit KI würde alles einfacher? Sie schreiben in Minuten, was früher Stunden dauerte? Die bittere Wahrheit ist jedoch: Anstatt Zeit zu sparen, produzieren Sie digitale Müllhalden aus Chatverläufen, verstecken Ihre besten Prompts im Chat-Nirwana und sammeln Dokumente mit inspirierenden Namen wie „Final_endgueltig_wirklich_FINAL_v7.docx“.
Besonders ärgerlich: Sie formulieren einen brillanten Prompt – einer dieser seltenen Momente der Erleuchtung zwischen Terminen und Telefonaten. Zwei Tage später ist er verschwunden. Irgendwo vergraben in einem 150-Nachrichten-Chat zwischen Ihnen und Ihrem KI-Helfer. Eine digitale Nadel im Heuhaufen Ihrer eigenen Gedanken.
Das Ergebnis dieser organisierten Desorganisation:
- Sie verlieren wertvolle Zeit im schwarzen Loch der Dateisuche.
- Sie formulieren zum siebten Mal denselben Prompt, weil der originale unauffindbar ist
- Ihre Textqualität schwankt wie die Stimmung eines Teenagers.
Ordnung ist keine pedantische Marotte, sondern Ihre Überlebensstrategie
Texten mit KI ist ein Leben in absurder Fülle. Alles ist verfügbar, alles gleichzeitig, alles durcheinander. In drei Stunden generieren Sie heute Textmengen, für die Sie früher drei Wochen gebraucht hätten. Nur:
Wohin mit all den Varianten, Entwürfen und plötzlichen Geistesblitzen?
Die entscheidende Frage ist nicht mehr, wie schnell Sie texten können, sondern wie lange Sie brauchen, um Ihren eigenen Kram wiederzufinden. Wie ein Hamster im Laufrad der Produktivität: Beeindruckende Geschwindigkeit, aber Sie kommen nicht wirklich vom Fleck.
Die 5-Ordner-Methode: Spektakulär unspektakulär zum Erfolg
Die Lösung dieses digitalen Alptraums ist bemerkenswert unspektakulär. Sie brauchen nur 5 Ordner für ein Halleluja. So geht’s: Für jeden Text, den Sie schreiben, legen Sie einen Hauptordner an – zum Beispiel:
experten-artikel-steuertipps-2025
In diesem Hauptordner erstellen Sie 4 simple Unterordner:
01_Prompts
In diesen Ordner kommen alle Prompts, die Sie für Ihren Fachartikel entwickelt haben. Behandeln Sie diese nicht wie digitale Wegwerfware, sondern wie das intellektuelle Kapital, das sie sind.
prompt-steuertipps-grundstruktur.txtprompt-steuertipps-grundstruktur-bessere-fallbeispiele.txt
02_Entwürfe
Hierin speichern Sie alle Entwürfe, die Ihnen die KI liefert. Achten Sie auf eine sinnvolle Benennung, damit Sie später nicht raten müssen, was „Text47.docx“ wohl enthalten könnte:
[Textart]-[Titel]-[Tool]-[Datum]-[Anmerkung]
Beispiel: artikel-steuertipps-chatgpt-250424-bessere-einleitung.docx
03_Final
In diesem Ordner liegt nur eine einzige Datei: Ihre finale Version. Eine einsame, aber glückliche Datei, die es geschafft hat, den Selektionsprozess zu überleben.
04_Ressourcen
Hier speichern Sie alle Materialien, die Sie beim Erstellen des Textes verwendet haben: Recherchequellen, Fachliteratur-Auszüge oder relevante Gerichtsurteile. Weil nichts frustrierender ist, als drei Wochen später verzweifelt zu überlegen, woher man dieses eine brillante Zitat hatte.
Was bringt Ihnen diese simple Ordnungsmethode konkret?
- 15 Minuten weniger Suchzeit pro Woche nach verlorenen Dokumenten (Zeit, die Sie besser in einen guten Espresso investieren können)
- 30% schnellere Erstellung ähnlicher Fachartikel durch Wiederverwendung Ihrer erprobten Prompts
- Konsistente Qualität Ihrer Veröffentlichungen (ohne das berüchtigte „War der letzte Artikel nicht irgendwie besser?“-Phänomen)
Prompts sind Ihr intellektuelles Kapital
Besonders wichtig: Behandeln Sie Ihre Prompts nicht als Einweg-Kommunikation. Sie sind wertvolle Werkzeuge, die geschärft, archiviert und verbessert werden müssen.
Wenn Sie bei jedem Artikel bei Null anfangen, weil der letzte gute Prompt irgendwo im Chat-Verlauf verschwunden ist, verschenken Sie Ihre wichtigste Ressource: strukturiertes Fachwissen.
Sofort umsetzbar (und schmerzfrei implementierbar)
Die 5-Ordner-Methode ist keine theoretische Fingerübung für Organisationstalente. Sie ist ein praktisches System für alle, deren Puls beim Wort „Ordnerstruktur“ normalerweise bedrohlich ansteigt:
- Erstellen Sie die Ordnerstruktur VOR Beginn der Textarbeit (ja, wirklich davor!)
- Speichern Sie jeden Arbeitsschritt am richtigen Ort (auch wenn’s manchmal wehtut)
- Reflektieren Sie nach Abschluss: Welche Prompts haben besonders gut funktioniert?
So arbeiten Sie nicht nur schneller. Sie bauen gleichzeitig auch einen wertvollen Schatz an erprobten Textbausteinen und Prompts auf: Ihr persönliches Textarchiv, um ohne Umschweife schnell ans gewünschte Textziel zu kommen.
Die wahre Disruption liegt nicht in der KI-Textgenerierung. Sondern in der revolutionären Idee, Ihre Dateien so zu benennen, dass Sie sie später auch wiederfinden. Unfassbar innovativ, nicht wahr?